新規のお客様やイベントの後のフォロー後、新サービスをローンチした後などのタイミングで、お客様の興味を引くようなメールを書きたい、と思うことがよくあると思います。
折しも2020年はCOVID-19の影響もあり、固定電話へのコールはあまり取ってもらえないことが増えています。
そこで今回は、お客様に確実に商品のメリットを理解いただき、詳しく話を聞いてみたいと思わせるようなメールの書き方について説明します。
また、理論を踏まえ実際にメールのサンプルを書いていますので、ぜひ参考にされてください。
全体の構成
メールを書く際には、「PCB」の順番で書く必要があります。
これは海外のSEOやコンテンツマーケティングなどで有名なサイト、BACKLINKOに掲載されていた”17 Actionable Content Marketing Tips For More Traffic“で紹介されている手法です。
シンプルながら再現性のあるその手法は、記事を3つの段落にわけ、
- Preview：最初に全体をサマリーする。または記事の内容が分かるようなリード文を書く
- Benefit：メリットや数字、実践手順など、具体的にユーザの役に立つ情報を提供
- Call-to-Action：最後に、ユーザへ行動を促す文章で締める
『人物名』を複数回入れる
メールの中に人の名前を入れることは、お客様の警戒心を解くためにとても有効なアプローチです。
特に、お客様自身のお名前は、
- メールタイトル
- 冒頭
- 締め
と、少なくとも3回程度は入れるべきです。今はCRMやMAツールの機能で自動で名前を代入してくれる機能などもありますので活用しましょう。
また、送信する人と実際にお客様と接している担当者が異なる場合、担当者の名前をメールの中で出すことも信頼感の醸成に繋がります。
メールタイトルには数字を入れる
メールタイトルで興味を持たれない場合、アポイント以前にメールが読まれない可能性が高いです。
そうならないために、タイトルには具体的なメリットが分かり、かつ興味を引く文言が適しています。例えば、
- 数字：XX件達成、No.1、XX円から、など
- 金銭メリット：コスト削減、キャッシュバック、抽選プレゼントなど
- 限定感：限定X個、X日以内の申込み、など
といった言葉を含めるのが有効です。
一文の文字数
ひとつの文は短くすることを意識しましょう。
小説などでの目安は20~25文字です。長めの新聞などの媒体でも40~60文字程度に収まることが多いです。
特に最近はモバイルでメールを読むお客様も多いため、あまり一文を長くしすぎるとメールが非常に読みづらくなります。
可読性を上げるために、箇条書きを使うのも良い手段です。
文章全体の長さ
文章全体の長さは実は明確な指針がないのですが、私は1,000文字を一つの基準としておいています。
これはシグネチャは含まない、冒頭から締めの挨拶までの長さです。
日本人が1分間に読める文字数はおよそ400~600文字程度です。1,000文字であればおよそ2分程度で読めます。
ネットニュースなど、流し読みされる前提の記事ですとおよそ1分構成がメインだそうです。
ですので、ごく短いテーマであれば500文字程度、複数の話題を入れてもせいぜい1,000文字程度が最後まで読んで頂ける限界と考えています。
メールのサンプル
以上を踏まえ、ひとつサンプルメールを書いてみましょう。
今回は、テレアポやコールセンター向けの架空のIP電話サービス『BizCall』というサービスがローンチしたお知らせという状況を考えてみます。
お客様は「佐藤」様、こちらの名前は「田中」とします。
[Subject]【BizTech田中】佐藤様へ ユーザ1人からの低コストなIP電話サービスのご紹介
佐藤様
お世話になっております。BizTech株式会社 田中と申します。
貴社担当のXXXと同チームにて同じく貴社を担当しております。
昨今の社会的背景も受け、コールセンター業界では常設の席数を減らし、より柔軟なテレフォニーサービスの検討が進んでおります。
弊社のサービス”BizCall”をご利用いただくと、安価かつ迅速にお客様のコールセンター環境を立ち上げることが可能です。
是非とも一度ご紹介の機会をいただけますと幸いです。
■BizCall とは
BizCallを使用すると、従来のサービスよりも低コストで素早く、電話およびチャット機能を実装することが可能です。
その他、下記の様な特徴を有します。
- 直感的なインターフェース
- 音声の自動録音と解析
- 自動アウトバウンドコール
- CRMツールとのコード不要の統合
電話への接続、デバイス制御、通話管理機能などを利用可能です。また、PCのほか、iOS、Androidのモバイル端末をサポートします。
(Blog)http://biztech.com/bizcall/blog
既に、EC事業者様、生命保険・損害保険業界様など複数の業界のお客様からお引き合いを頂いております。
ご興味がございましたらこのメールにご返信頂ければ幸いです。
以上になります。佐藤様のご参考になれば幸いです。
どうぞ引き続き宜しくお願い致します。
いかがでしょうか。上記Step1~5を踏まえて作っています。文字数は上記全てで489文字ですので、1分でざっくり読める範疇でしょう。
また、途中でBlogや動画などのリンクを貼るのも有効です。お客様の作業はできるだけ少ないほうが離脱は少なくなります。
まとめ
今回はBtoB/Cの営業を想定し、サービスの紹介メールの書き方を説明しました。
最初は難しく感じるかもしれませんが、全体の構成をきちんと整え、文章を短めにおさえるだけでもそれなりに読める文章になります。
ありがちな点としては、終始紹介だけで終わるメールをよく目にします。相手に求めるアクションは必ず書きましょう。上記の例ですと「このメールに返信ください」という部分が該当します。
今回は以上です。お読みいただきありがとうございました。
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