在宅勤務、テレワークで利用すべき仕事効率化サービス17選

remote work 企業とサービス
企業とサービス

相変わらず、世間ではコロナウィルスの影響が騒がれております。ばたばたと在宅勤務の手はずを整えつつある企業様も多いのではないでしょうか。

私は現職、前職とIT企業に勤務しており、仕事柄いわゆるSaaSやクラウドサービスを多く利用してきました。一部では代理店もつとめていたことがあります。

今回は私が実際に利用したツールの使用感とともにテレワークに有効なサービスをジャンル別にご紹介したいと思います。

なお、基本的には企業内で利用する前提のサービスを紹介していますが、一部個人利用したものも含みます。また、有償無償等ありますので、気になったサービスはリンク先を参照ください。

コミュニケーション【社内】

ビジネスチャット

Slack(スラック)

ようこそ、新しい職場へ
Slack は、チームとコミュニケーションを図るための新しい手段です。メールよりも速く、整理され、安全な方法で実現できます。

Slackは世界での日間アクティブユーザが1,200万人を超える、最大規模のビジネスチャットツールです。

私も前職時代はOffice365製品群と並び最もお世話になったツールの一つです。とにかくUXがよく、メール等では煩雑かつ多ステップになりがちなインナーコミュニケーションを円滑化してくれます。

LINEなどのコミュニケーションに慣れた我々にも優しいUIで、ポストに対しスタンプなどで反応をつけられるため非常にテンポよくやり取りが可能です。

フリーミアムモデルを採用しており、最小限の機能であれば無料で利用することができます。私はビジネススクール在籍時代はSlackを使ってグループワークの取りまとめをやっていましたが、非常に効率的でした。

また、他のSaaSのプラグインが非常に充実しており、多くのサービスがコーティングなしで連携することができます。

Amazon Chime(チャイム)

Amazon Chime(従量課金制のオンライン会議、チャットサービス)| AWS
Amazon Chime では、ユーザーにオンラインでのミーティングとチャットを提供します。また、Amazon Chime SDK を使用するデベロッパーは、音声と動画を組合せたアプリケーションを実装できます。

Amazon ChimeはAWSがリリースしているチャットアプリです。

UIはSlackに近いですが、機能的にはSlackよりも絞り込まれています。チャットももちろんできますが、それよりはWeb会議ツールとしてのイメージが強いかもしれません。

料金に関しては他のAWSサービスと同様に従量課金モデルを採用しており、一人あたり幾らのライセンスモデルが多いSaaSビジネスには珍しい存在です。

また、Chime SDKも提供されており、これを利用して独自のアプリケーションに通話機能をもたせたり、他のAWSサービスと連携して会話分析などの仕組みを構築することも可能です。

ノート管理

Evernote(エバーノート)

最高のメモアプリ - Evernote で大切なノートを整理

Evernoteは日本国内でも900万人超に利用されているメモおよびスクラップの管理ツールです。個人利用のイメージが強いかもしれませんが、ビジネスプランも提供されていてチーム利用にも応えます。

会議などのメモをファイル化して送るのは面倒ですし、あとあと見当たらなくなることがよくあります。一方でSlackなどのチャットツールに流すとタイムラインを追えず、これまた見失ってしまうことがよくあるかと思います。

Evernoteでは複数人で編集、共有ができ、独自のタグなども作成できるためあとから議事録を追うのがとても簡単です。機能特化しているぶんモバイル端末でも見やすいので、例えば移動中などに議事録をシェアするのにもストレスがありません。

メモの中にファイルも埋め込めます(ただし、容量上限あり)ので、簡単なファイル共有にも使えます。

その他コワークツール

Microsoft Teams(マイクロソフト チームス)

Microsoft Teams | リモート ワークのためのコラボレーション ツール
チームワークを実現する安全なコラボレーション プラットフォーム、Teams に無料でサインアップして、リモート ワーク、テレビ会議、インスタント メッセージング、グループ チャットのためのツールを入手できます。

Microsoft Teamsは、MicrosoftのOffice365のうち、高価格帯にバンドルされているワークハブプレイスです。

非常に高機能であり、Slackのようなチャット、ファイル管理と共有、ビデオ通話(Microsoftが買収したSkypeの技術がもとになっています)など、一通りの作業ができます。

もちろん、ファイル管理専門のSharepointやPowerpoint、Excelなどどもシームレスに連携できます。複合的な機能であるためその他扱いとしました。

今Office365の中核製品として推されているのがTeamsで、Office365の中でもエンタープライズプランと呼ばれる大人数向けのプランにのみバンドルされています。

ちなみに一時期非常に話題になったMicrosoft製のWindows VDIであるWindows Virtual DesktopはOffice365ではなくMicrosoft365の方にのみ入るようです。

Azure Virtual Desktop | リモート デスクトップ | Microsoft Azure
Azure Virtual Desktop により、安全なリモート デスクトップ エクスペリエンスを実現し、事実上どこからでもアプリケーションにアクセスできます。

コミュニケーション【社外】

bellFace(ベルフェイス)

ベルフェイス - 電話しながら、対面以上の商談を
チームで売上を最大化する国内No.1のオンライン営業システム「ベルフェイス」の接続ナンバー発行ページです。担当者から電話で案内をうけた後、サイト上の「接続ナンバーを発行」ボタンをクリックし、4桁の番号を伝えるだけですぐにオンライン商談を始めることができます。

bellFaceは、インサイドセールスやテレアポがお客様を訪問せずに電話でアプローチできるように作られたサービスです。一時期都内のタクシー広告によく出稿されていたので、CMを覚えている方もいるかも知れません。

使い方は簡単かつユニークで、bellFaceにログインするとユニークIDが発行されます。担当者はそのIDをお客様に伝え、お客様はbellFaceのWebでIDを打ち込むと共有の画面に遷移します。

ポイントは、bellFaceはあくまで画面の共有であり、音声のやり取りには電話を利用していることです。

私自身経験がありますが、インターネットを介した音声は回線の質により時に不安定で商談のテンポを落としてしまうことがあります。また、一部のセキュリティに厳しいお客様ではそもそもWeb会議用のツールが容認されていないケースもあります。

電話がない企業はまずないため、安定した音声を利用しつつリモートで商談が行なえます。

※4/1:bellFaceがコロナウィルスの流行を鑑み、5/31まで無償提供(申し込み期日:4月末まで)されることを発表されました。詳しくは下記のリリースを御覧ください。

オンライン商談システム「bellFace」新型コロナウイルス対策として、2020年5月31日(日)まで無償提供を延長 | ベルフェイス株式会社
ベルフェイス株式会社は、セールス・顧客サポート領域にテクノロジーを持ち込み、インサイドセールスシステムを開発。またコンサルティングを通し、あらゆるビジネスの可能性を広げて行きます。

Zoom(ズーム)

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing
Zoom is the leader in modern enterprise video communications, with an easy, reliable cloud platform for video and audio conferencing, chat, and webinars across ...

対象的に、Zoomはオンラインで完結できるタイプのWeb会議ツールです。

招待社が発行したIDを入力することで、参加者が同じ部屋に入ることができます。余談ですが、Amazon ChimeもこのIDで部屋に入るUXになっています。

Skype for Business

Skype for Business アプリをすべてのデバイスにダウンロード
Skype アプリとクライアントをモバイル、タブレット、デスクトップにダウンロードします。Windows、Mac、iOS、Android に対応しています。

Skype for BusinessはTeamsと同じくOffice365に入っているサービスで、これ単体でも利用することができます。

個人利用されることが多い通常のSkypeとの違いは、一度に同じ会議に入れる人数の上限のようです。

Skype、Microsoft Teams、Skype for Business の違いは何ですか? | Skype サポート

個人的には認証や通話品質が不安定だった記憶があり、あまり商談等の大事なシーンでは積極的に利用したいと思えませんでした。

また、明らかに看板サービスであるTeamsとカニバリしていることから、今後Office365のビデオ会議機能はTeamsの方に寄せられていくのかな?と思います。

自社も相手方もOffice365に加入していて、かつTeamsが使えないようなシーンでは選択肢になるかもしれません。

ストレージ

Box(ボックス)

セキュアなファイル共有、ストレージ、コラボレーション | Box
Box は、シンプルなファイル共有からカスタムアプリケーションの構築まで、企業・組織の内外におけるコンテンツ管理に変革をもたらします。

Boxは、カリフォルニアの有名なシードアクセラレーターであるYコンビネータ出身のCEO、アーロンレヴィが立ち上げたサービスです。

類似のクラウドストレージサービスとは違い、ずっとtoBのビジネスモデルを貫いて来た点が大きな違いかなと思います。

機能面も企業向け、更にいうとエンタープライズ向けになっていて、例えば細かな権限設定があり、ファイルの閲覧、編集、削除などをすべて別権限として設定することなどが可能です。また、アクセスログはAPIで取得することができ、監査対応などにも準拠しています。

独自のファイルアップロード機能を持っており、比較的大容量のファイルでも高速にアップロード/ダウンロードが可能です。

さらに、私が個人的に最も素晴らしいと思う機能はpptやpdfのプレビュー(ダウンロードせずに、アプリ内で中身を閲覧する機能)のUXです。私はこれをiPadでエレベーターピッチなどに活用していました。

非常に高機能かつ素晴らしいUXですが、一人あたりの単価が比較的高めなことが特徴です。

Sharepoint(シェアポイント)

Microsoft SharePoint | イントラネットとコラボレーション ソリューション
SharePoint は、コラボレーションとファイル共有を容易にし、組織全体でシームレスに共同作業できます。チームワークと社内コミュニケーションを強化するイントラネット ソリューションについて説明しています。

SharepointはTeams、Skype for Businessと同じくOffice365の中の製品です。

いわゆるクラウドストレージサービスとして、ファイル管理と共有に利用できます。上記の公式サイトによるとニュースもシェアできるとのことですが、この機能は利用したことがありません(笑)。

基本的にはSharepoint単体で使うというよりはSharepointに格納したファイルをTeamsやSlackから参照するような利用方法がメインでした。

実はTeamsのファイル管理は裏ではSharepointと同期されており、ビューを切り替えると簡単にファイル操作ができます。このあたりは同じ企業のサービスであることのシナジーですね。

プロジェクト管理

JIRA(ジラ)

Jira | 課題 & プロジェクト追跡ソフトウェア | Atlassian
アジャイルおよびソフトウェア開発プロジェクトの計画、追跡、管理を Jira で実行できます。ワークフローのカスタマイズやコラボレーションを行い、優れたソフトウェアをリリースしましょう。

JIRAはATTLASIAN(アトラシアン)社の提供するプロジェクト管理追跡ソフトです。

本来はアジャイル開発のチームに向けて提供されたサービスで、様々にUIを組み替えてプロジェクトを追跡することができます。選択できるUIのテンプレートは下記のようなものがあります。

  • ロードマップ:ガントチャートのようにプロジェクトの最小単位の機能実装などに利用
  • バックログ:今後発生するタスクの整理と優先順位付け
  • ボード:カンバンUIで作業進捗をチケットで管理

また、これらのUI全体を管理したり、好きにワークフローを組むこともあります。

多機能ではありますがもともとがエンジニアチーム向け、かつ日本語ドキュメントも他のサービスに比べれば充実していないため、なかなか使いこなすまでに時間がかかるかと思います。

Trello(トレロ)

Trello
Infinitely flexible. Incredibly productive for teams of all sizes. Trello manages everything, from big project details to micro tasks. Collaborate anywhere, eve...

JIRAと同じくATTLASIANの製品です。JIRAのカンバン機能を更にシンプルにしたようなUIですが、個人やスモールチームでの進捗管理にはむしろ適していると思います。私は忘れっぽい性格なので、個人のタスクと進捗をTrelloで管理しています。

ただタスクを列挙するだけでなく、各タスクの進行度合いがひと目で分かるのがポイントで、私はこれを自分の営業パイプライン管理ツールとして利用しています。

CRM/SFA

SalesForce.com(セールスフォース・ドットコム)

Salesforce
セールスフォース・ドットコム(Salesforce)はクラウドベースのCRM/顧客管理システムやSFA/営業支援システム、MA/マーケティングオートメーションを世界15万社以上に提供しています。Salesforce製品一覧、導入事例、2分でわかる動画や30日間無料のトライアルなどをご紹介します。

セールスフォース・ドットコム(Salesforce)はクラウドベースのCRM/顧客管理ツールで、世界15万社以上の実績があります。フォーチュン100のうち95%が導入し、自身もフォーチュン企業に数えられる、名実ともに世界最大のCRMです

※実はMicrosoft にもDynamicsというDRMがありますが、私は使ったことがありません…

基本的に営業活動に必要なことはだいたいできるという印象です。また最近ではMAツールやAI/機械学習機能も備えたアナリティクスパッケージもあり、ほとんどSFDCを中心に何でもできますし、逆に言えばSFDCを導入するのであれば顧客とのコンタクト情報はなるべく集約したほうが営業効率に貢献してくれるでしょう。

ちなみに、お値段の方もワールドクラスです。

Hubspot(ハブスポット)

HubSpot | インバウンドマーケティング&セールスソフトウェア
HubSpot(ハブスポット)は、見込み客を惹きつけ、リードに転換し、顧客化を促すためのインバウンドマーケティング及びセールスのソフトウェアです。

ハブスポットはCRM機能を中心に、マーケティングオートメーションや営業パイプライン管理機能を備えたツールです。

大きな特徴としては、顧客、顧客のウェブサイト上での行動履歴、会社、取引など情報管理に代表されるCRM機能は無料で使えるということ。

そこに付随してマーケティングオートメーション機能や営業管理機能を追加で購入するとプランに応じ課金されます。

また、例えばマーケティング機能のみ使いたい場合などはその機能のみに課金することができますので、オーバースペックになりすぎることがありません。

私は主に無料のCRM機能と、マーケティングオートメーションでマスメールなどをやっていました。営業管理機能を使っていなかった理由としては既存の営業管理システムを入れていたからで、こういった場合にも柔軟に導入することが可能です。

仮想デスクトップ

Amazon WorkSpaces(アマゾンワークスペーシズ)

仮想デスクトップサービス(VDI)のAmazon WorkSpacesについては別の記事に詳細をまとめていますので、そちらを御覧ください。

バックオフィス系(経費精算、勤怠)

AKASHI(アカシ)

AKASHI - ログイン

AKASHIは勤怠管理のサービスです。

これといって尖った機能があるわけではありませんが、このタイプのツールには珍しく最大利用枠でなく実利用ユーザに課金されますので、従業員数以上にコストが掛かることがありません。

また、UIも今どきのWebサービスに近いイメージなので直感的に操作が可能です。

Staple(ステープル)

Staple (ステイプル) - その時間を、もっと楽しく。
国内初、法人カード一体型ペイメント管理。キャッシュレスとペーパーレスで経費立替や経費精算作業を限りなくゼロへ。

Stapleはキャッシュレスかつペーパーレスな経費精算サービスです。

モバイルに最適化されており、紙の領収書をカメラで撮ることで文字数字をスキャンし、データに反映してくれます。

また、フィンテックサービスのMoneytreeと連携が可能で、従業員が持っているコーポレートカードの利用履歴をMoneytree経由で取り込むことができます。

ただし、面倒くさいところとしては個人カードなどで建て替えたり、個人カード連動のモバイルSuicaで電車に乗った場合は、Moneytreeから連携されたデータを取捨選択する必要があるため、手間になりがちでした。

その他営業支援

Sansan

Sansan - 法人向けクラウド名刺管理サービス
Sansan は、これまでにない名刺管理サービスです。名刺をはじめとしたあらゆる「顧客データ」を連携することで、働き方を変え、企業の成長を後押しします。

Sansanは法人向けのクラウド名刺管理サービスです。

商談やカンファレンスなどで大量に溜まりがちな名刺の情報をカメラや専用のスキャナで取り込み、データ化してくれます。

また、上記SFDCやHubspotにはSansanとの連携機能があり、取り込まれた名刺データをバッチでCRMのレコードに変換してくれるので手打ちする手間とミスのリスクがありません。

また、顧客の個人情報を紙媒体で残しておくことがセキュリティリスクになりますので、安全にデータ化した後に紙の名刺は廃棄することができます。

法人営業をしているともはや必須ツールと言えるのではないかと思います。

まとめ

以上、私が実際に使用しお勧めするツール17個を紹介いたしました。

いずれのツールもWeb/PC/iOS/Androidなどで動作するため、インターネット環境と認証さえ通せれば場所を選ばずに利用することが可能です。

リモートで働く際にはこういったツールが必須になると思いますし、仮に従来どおり会社へ出勤することがほとんどであっても業務効率化に貢献してくれることと思います。

今回は以上です。お読みいただきありがとうございました。

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Huli

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